Déclaration de protection des données dans le cadre de la gestion de l’information médicale et de la pharmacovigilance

1. Responsable du traitement

MSD Merck Sharp & Dohme AG
Bürgenstrasse 8
6005 Lucerne

MSD Animal Health GmbH
Bürgenstrasse 8
6005 Lucerne

MSD Innovation & Development GmbH
The Circle 66
8058 Zurich

(ci-après « MSD » ou « nous »)

La présente déclaration de protection des données est destinée aux personnes dont les données vont être traitées par MSD dans le cadre de la gestion de l’information médicale et de la pharmacovigilance et des traitements associés. Elle a pour objet de décrire les différents traitements de données personnelles que MSD met en place dans le cadre de la gestion de l’information médicale et de la pharmacovigilance, la manière dont MSD utilise les données ainsi transmises à cette occasion et les droits que les personnes concernées peuvent exercer sur leurs données personnelles.

2. Personnes concernées

Pour ce qui est de l’information médicale :

• les personnes qui contactent l’information médicale de MSD en Suisse soit par un dispositif en ligne (web chat, formulaire), soit par téléphone ou par tout autre moyen pour obtenir une information, faire un signalement, remonter une informa-tion à MSD, faire une réclamation ou toute autre demande couverte par les finali-tés de traitement.

Pour ce qui est de la pharmacovigilance :

• les personnes qui notifient auprès de MSD, soit par un dispositif en ligne (formulaire), soit par téléphone ou par tout autre moyen, un effet indésirable ou incident concernant un patient victime de cet effet (en particulier les professionnels de la santé, les membres d’une association de patients, les membres d’une autorité) ;
• les patients victimes de l’effet indésirable ou incident.

Pour ce qui est des autres finalités :

• les personnes appelant le serveur vocal interactif ;
• les personnes concernées faisant valoir leur droit et, le cas échéant le mandataire ou de représentant légal.

3. Données personnelles que nous traitons

Nous traitons les données personnelles collectées directement ou indirectement.

Nous collectons vos données directement auprès de vous, notamment lorsque vous nous contactez dans le cadre de l’information médicale, ou lorsque vous nous notifiez un effet indésirable ou incident.

Nous collectons vos données indirectement, notamment lorsqu’une notification dans le cadre de la pharmacovigilance est faite par une autre personne que le patient. Ces données sont principalement recueillies dans le cadre de la notification mais également lors des interactions subséquentes avec la personne notifiant ou avec d’autres personne auprès desquelles nous sommes susceptibles de recueillir des données nécessaires à l’appréciation de l’effet indésirable ou de l’incident (comme un autre professionnel de la santé).

Pour ce qui est de l’information médicale :

Nous traitons les données personnelles suivantes :

• Les données relatives à la personne nous contactant : données d’identification (nom, prénom, coordonnées telles que le numéro de téléphone, email), le cas échéant des données relatives à sa vie professionnelle (profession, typologie d’exercice, spécialité, des coordonnées professionnelles), des données de connexion et identifiants si la personne nous contactant s’identifie via son compte MSD Connect, les informations transmises dans le cadre de la demande ou du signalement ;
• Les données relatives à l’identification du produit concerné par la demande, comme la disponibilité du produit, ou par le signalement, comme une réclamation qualité.

Pour ce qui est de la pharmacovigilance :

Nous traitons les données personnelles suivantes :

• Les données relatives au patient nécessaires à l’appréciation de l’effet indési-rable ou incident :

• Les données relatives à la personne procédant à la notification : coordonnées ;
• Les données relatives au professionnel de la santé susceptible d’apporter des précisions (nom, prénom, coordonnées postales, électroniques, téléphoniques), le cas échéant données professionnelles (profession, typologie d’exercice, spécialité́, coordonnées professionnelles), des données de connexion et identifiant si la personne notifiant s’identifie via son compte MSD Connect, les informations transmises dans le cadre de la demande ou du signalement.

Pour ce qui est des autres finalités :

• l’enregistrement vocal et la retranscription écrite par la suite de cette conversation ;
• l’identité de la personne concernée faisant valoir ses droits (nom, prénom), coordonnées (téléphone, email ou postale) pour les besoins de la réponse, objet de la demande et le contenu des échanges.

Lorsque MSD vous demande de fournir vos données personnelles, vous êtes en droit de refuser, à moins qu’elles soient nécessaires pour satisfaire à des obligations légales. Dans cette hypothèse nous vous en informerons.

4. Finalités du traitement

Pour ce qui est de l’information médicale :

Les données personnelles sont traitées à des fins de gestion des :

• questions d’informations médicales et pharmaceutiques concernant les spécialités, dont MSD est fabricant ou distributeur ;
• réclamations qualité produits ;
• suspicions de contrefaçon / détournement / falsification ;
• remontées des personnes nous contactant avec suggestion d’amélioration ;
• questions sur les demandes d’accès précoce aux médicaments ;
• remontées d’information positives ou négatives (notamment mécontentements suite à des problèmes d’approvisionnement sur des produits MSD) ;
• réclamations liées à la qualité de l’information promotionnelle délivrée ;
• signalements relatifs à une prescription non conforme au bon usage d’un médicament ;
• demandes sur la disponibilité de nos médicaments, de dépannage d’urgence de produits indispensables ;
• demandes de copie de documents.

Les données personnelles sont en outre traitées à des fins d’évaluation, d’amélioration des services, d’enquêtes de satisfaction et de statistiques.

Pour ce qui est de la pharmacovigilance :

Vos données personnelles sont traitées par MSD aux fins de gestion de :

• la collecte, l’enregistrement, l’analyse, le suivi, la documentation, la transmission et la conservation des données relatives à l’ensemble des effets indésirables ou incidents ;
• des contacts, par MSD, avec la personne notifiant des effets indésirables ou incidents ou avec le professionnel de la santé pouvant être interrogé pour obtenir, dans le respect du secret médical, des précisions sur des effets indésirables ou incidents signalés (professionnel suivant le patient, etc.).

Pour ce qui est des autres finalités :

Lors de votre appel à un serveur vocal interactif, vos données personnelles sont traitées par MSD aux fins de pouvoir fournir l’information sur la disponibilité de nos médicaments et pour la gestion de la détection d’éventuels signalements de pharmacovigilance et/ou réclamation qualité produits afin de pouvoir recontacter l’appelant.

Lorsque vous faites valoir vos droits en tant que personne concernée, vos données personnelles sont traitées par MSD afin d’y répondre.

5. Transmission de données personnelles à des tiers

Pour ce qui est de l’information médicale :

• aux sous-traitants intervenant pour le compte et sous la responsabilité de MSD ;
• aux sociétés du groupe MSD en Suisse et dans l’UE ainsi qu’à la société mère Merck & Co, Inc., Rahway, NJ, États-Unis ;
• aux tiers dont un médicament, un dispositif ou un produit pourrait être mis en cause.

Pour ce qui est de la pharmacovigilance :

• aux sous-traitants intervenant pour le compte et sous la responsabilité de MSD ;
• aux sociétés du groupe MSD en Suisse et dans l’UE ainsi qu’à la société mère Merck & Co, Inc., Rahway, NJ, États-Unis ;
• aux tiers dont un médicament, un dispositif ou un produit pourrait être mis en cause ;
• aux professionnels de la santé participant au suivi du patient et les professionnels de la santé ou autres professionnels pouvant apporter un complément ;
• aux autorités en charge de l’évaluation d’un médicament, d’un dispositif ou d’un produit ;
• les autorités nationales (en particulier Swissmedic), étrangères ou internationales en charge de la pharmacovigilance dans le cadre de l’exercice de leurs compétences.

Pour ce qui est des autres finalités :

•  aux sous-traitants intervenant pour le compte et sous la responsabilité de MSD.

6. Durée de conservation des données personnelles

MSD sauvegarde vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les buts décrits.

Pour ce qui est de l’information médicale :

• la durée est de 10 ans en plus de l’année en cours pour les données relatives à la demande ou le signalement et pour le suivi de la qualité à compter du terme de l’année de la collecte.

Pour ce qui est de la pharmacovigilance :

• la durée est de 35 ans à compter de la date du retrait du marché du médicament, du dispositif ou du produit.

Pour ce qui est des autres finalités :

• la durée est de 6 mois pour l’enregistrement des conversations, la retranscription est conservée pour les durées précitées selon les finalités en cause ;
• la durée est de 10 ans en plus de l’année en cours pour la gestion des demandes d’exercice de droit des personnes concernées.

7. Divulgation de données personnelles à l’étranger

Afin de garantir une protection adéquate de vos données personnelles, MSD, Rahway, NJ, États-Unis a mis en place des règles d’entreprise contraignantes (binding corporate rules) sur la protection des données pour réglementer la transmission des données au sein des sociétés du groupe MSD. Vous trouverez ici les pays dans lesquels les sociétés du groupe MSD sont représentées.

Dans le cas d’un transfert supplémentaire vers des pays où une protection adéquate des données personnelles n’est pas garantie, MSD, Rahway, NJ, États-Unis s’assurera qu’une protection adéquate est garantie, notamment par le biais de l’accord sur les clauses contractuelles types (Contractual Clauses – SCC) de la Commission européenne sur la protection des données, qui a été approuvée par le PFPDT. Les données peuvent être traitées dans tous les pays où des entreprises du groupe MSD sont représentées (voir ci-dessus), en particulier dans les pays suivants : États-Unis, République tchèque, Singapour, Inde, Suisse, Belgique, Argentine, Pays-Bas, Allemagne, France, Irlande, Royaume-Uni.

8. Vos droits en tant que personne concernée

Conformément aux dispositions de la loi sur la protection des données et sous réserve des conditions d’exercice de ces droits prévus par ces dispositions, vous disposez, en ce qui a trait aux données vous concernant, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de retrait du consentement donné, de transmissibilité des données personnelles que vous avez fournies.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, y compris le profilage, pour des raisons liées à votre situation particulière.

Si vous souhaitez exercer ces droits, vous pouvez utiliser le formulaire de contact prévu à cet effet.

Vous pouvez également envoyer votre demande par e-mail MSD_privacy_office@msd.com à l’adresse indiquée au début de la présente déclaration de protection des données, à l’attention du bureau du délégué à la protection des données. Le cas échéant, vous pouvez aussi utiliser les liens de désinscription dans les e-mails.

Le groupe MSD a nommé un délégué à la protection des données que vous pouvez contacter à l’adresse suivante : euprivacydpo@msd.com.

Vous avez par ailleurs le droit de soulever une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Veuillez cliquer ici pour obtenir de plus amples informations sur la protection des données du groupe MSD.

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